156、什么是公文寫作的“篇前撮要”?不同的文種有些什么不同的要求?

　　【解答】 “篇前”即一篇公文的頭部，“撮”是文字簡明概括，“要”即要領，也就是文章的中心思想與基本內容。意思是指在一篇公文的開頭處，用簡明的文字，把文中的結論、總的觀點、中心內容加以概括表達出來。這樣做的好處是使人首先得到一個總的概念，一下子抓住全文要領，便于閱讀和掌握全文的精神實質，起到綱舉目張、提綱挈領的作用。

　　篇前撮要在具體運用上，要因文而異，針對不同的文種采用不同的形式：

　　(一)“綜合性工作總結”、“工作報告”、“情況簡報”、“會議紀要”、“調查報告”等陳述性文件，其篇前撮要多表現為“情況概述式”，即使用非常簡明的語言，或概述某一時期、某一方面工作的基本情況，或綜合交待文中的基本內容，或簡略寫明會議的自然情況，或簡要說明某一活動的主要收獲等。

　　(二)“章程”、“條例”、“規定”、“辦法”等規章制度性文件，其篇前撮要多表現為“提綱挈領式”，即或寫一個“總綱”，或寫一個“總則”，或寫一個“前言”，或寫“一、二、三……”幾個條條。“總綱”用以闡明一個政黨、社會團體的性質、地位、奮斗目標、指導思想、總的任務、基本要求等，是一個章程的“綱”;“總則”、“前言”和開頭并列的“一、二、三……”幾個條條，用來寫明訂立本規章制度的目的、意義、要求、根據、原因、動機、適用范圍等，是一個規章制度的“要領”所在。

　　(三)“指示”、“決定”、“決議”、“通知”、“通報”、“布告”、“通告”等決策指令性文件，其篇前撮要多表現為“目的依據式”，即把制發文件的目的、依據、原委、基本要求等，用簡明的語言高度概括于文件的開端處。在交代目的時，通常以“為……”、“為了……”做句首，形成一個比較固定的目的句;在交代原委時，通常以“當前……”、“近一個時期……”等做句首，形成一個比較固定的陳述句;在闡述中心思想、基本要求時，通常以“為此……”、“決定……”、“必須……”等強調語做句首;在講明依據時，更多在句首使用“根據……”、“遵照……”、“按照……”等。

　　(四)“請示”、“申請函”的篇前撮要多表現為“交代緣由式”，即在開頭著重講明請示的原因，很少像決策指令性文件那樣在開端處先交代目的。請示的目的句通常置于“緣由”之后，并以“為此……”、“為……”、“鑒于……”、“為解決上述問題……”等做句首，形成目的前置，這就是“請示”與“申請函”篇前撮要的特殊之處。

　　(五)“批復”、“批示”、“復函”的篇前撮要多表現為“引述來文式”，即以引述來文的日期、發文字號或標題作為本文的開端。

　　(六)“講話稿”的篇前撮要，一般表現為“觀點結論式”，即把講話的中心觀點及結論性的意見置于開頭，然后再講內容、事項和具體問題。為了吸引聽者，做到“起句當如爆竹，驟響易徹”，有些“講話稿”在交代觀點、說明結論時又多采用“明知故問”的方法。

　　(七)“計劃”、“規劃”、“工作要點”、“方案”、“安排”等計劃性文件，其篇前撮要基本表現為“起句立意式”，即開端處要用簡明的語言，講清制訂計劃的指導思想、總的目標與基本主張。

　　157、撰寫“報告”如何做到短小精悍?

　　【解答】 要使“報告”做到短小精悍，就應“避繁就簡”，這里講的“繁”主要是指現象拼湊、事實羅列，也就是通常講的“流水賬”;這里講的“簡”，是指注意綜合分析、尋求規律、講究提煉、顯示本質。還應當堅持“厚積薄發”。所謂“厚積”是指占有材料多，這樣寫起“報告”來才能“以一當十”，言簡意賅、一語中的，這就是“薄發”。最后，還要“舍得刪削”。草稿寫成后，要通過修改，把那些可用可不用的字、詞特別是句子刪掉;刪削疊床架屋的用語;化冗長的句子為短小精悍的句子;要“脫靴摘帽”，削減開頭的“套話”和結尾的“空話”。總之，要字斟句酌，力求精煉，以少勝多。

　　158、如何掌握“請示”的內在邏輯關系?

　　【解答】 一份“請示”不論文字長短，其內在邏輯均是由“為什么要請示”和“請示什么問題”兩大層次組成。所謂“為什么要請示”，通常包括請示的依據、背景和緣由;所謂“請示什么問題”，即要求上級機關為我們解決什么以及怎樣來解決。

　　155、草擬公文如何使用語做到莊重平實?

　　【解答】 公文用語是非常講究莊重、平實的，這是它與文學寫作用語一個帶有根本性的區別。公文用語所以特別強調莊重、平實，是由公文的特殊性質決定的。因為公文是黨和國家用以傳遞策令、指揮工作、溝通信息、完成公務的一個重要工具和手段，具有較強的政策性和實用性，所以要求它的用語在準確、簡明的前提下，務求莊重、平實。

　　“莊重”即莊嚴鄭重，它是黨和國家處理公務應有的嚴正立場和嚴肅莊重態度在公文中的體現。看看《毛澤東選集》中那一篇篇“聲明”、“布告”和“公告”，特別是1949年4月21日發布的《向全國進軍的命令》和1949年10月1日發布的《中華人民共和國中央人民政府公告》，使我們常常感到它那莊嚴鄭重的氣勢，而這顯然是文學用語無法相比的。“平實”即言之有理、言之有物，語言相互無華，表彰真真切切，既不能是“霧里看花”，也不能是“水中望月”，對描繪性的文學語言與浮華的詞藻應盡量少用或不用。

　　公文用語怎樣才能做到莊重、平實呢?

　　(一)使用書面語言。

　　要使用書面語言，少用或不用口語、俗語。書面語言是指書面交際使用的語言，它區別于口語。文字記錄語，逐漸形成比口語精確、嚴密的書面語，又稱“筆語”、“文字語”。口語是人們口頭交際使用的語言，與書面語相對稱。書面語本身即具有莊重的風格，口語恰恰不具備這一點。比如：“母親”一詞有很多稱謂，包括“母”、“母親”、“媽媽”、“娘”、“娘娘”等;“妻子”一詞包括“妻”、“妻子”、“媳婦”、“娘們兒”、“婆姨”、“夫人”、“太太”、“屋里”、“內人”等;“死亡”一詞包括“死”、“死亡”、“犧牲”、“逝世”、“斷氣”、“見閻王”、“上西天”、“上路”、“一命歸西”、“嗚呼哀哉”、“命歸黃泉”、“咽了氣”等。像上面這些詞語，公文中可選用的是非常狹窄的，只能是“母”、“母親”、“妻”、“妻子”、“夫人”、“死亡”等，假若選用其他那些語詞，由于它們是口語、俗語，就違背了公文用語的基本風格，有失莊重，甚至顯得有些俗氣。

　　(二)使用標準語言。

　　要使用現代漢語的標準語，不使用大多數人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。如北方方言的“腦殼”(頭)，粵地方言的“馬蹄”(荸薺)、“番枧”(肥皂)，湘地方言的“里手”(內行);還有通行于某一個地區的土語，如東北的“老屯”、“忽悠”、“頭晌”、“一摸黑”;天津的“小玩鬧”、“爺們”、“大銅壺”、“二百五”、“混混”、“楞子”、“吃二磨”;山東的“小力把”、“丫”;河北的“伙計”;廣東的“打的”;以及近些年流行的一些若明若暗、半文半白、含義模糊的“大腕”、“大蔓”、“酷”(她好酷啊)、“族”(工薪族、大款族、玩犬族、銀發族、玩股族)、“炒”(炒魷魚、炒房產、炒股票)、“打”(打工仔、打工妹)等，都不應引入公文。因為它妨礙公文信息的準確交流，容易引起誤解錯用，同時也有損于公文的莊重性。

　　(三)避“虛”就“實”，切忌濫用文學語言。

　　一篇公文在寫某石油公司的一位領導同志堅持深入群眾，深入實際時，這樣寫到：“渤海灣的每座鉆井臺上都留記著他的腳印，他的胸中裝著整個波濤奔騰的渤海灣”。另一篇公文在寫某一位人物的高尚品格時說：“他的風格之高高過喜馬拉雅山，他的精神之美，美過富春江。”還有一篇反映公路上發生重大交通事故的簡報，在談到事故發生當時的情形時寫到，“……大客車翻下公路邊的大溝內，如墜萬丈深淵……車內乘客鬼哭狼嚎滾作一團。”這些都是由于把文學用語引進公文中來，故使所表達的內容顯得有些虛華欠實，讀后不免給人一種虛夸的感覺。

　　(四)語言實在，言之有物。

　　介紹事物提出要求，凡可以用具體標準表達的盡量不使用“猴皮筋”式的語言，以使用語實實在在，具有可接受性。比如，前幾年，我們常聽到因工作需要公費用餐要堅持“四個菜、一個湯”的標準。這個提法實際上很缺乏可操作性。“四個菜”是什么菜?是“四素”、“四葷”還是“四鮮”?“一個湯”是什么湯?是“清湯”、“番茄湯”還是“燕窩湯”?由于提法缺乏嚴格的科學性，可大可小、可長可短、可高可低，所以到后來被少數“嘴饞”的同志“創造性地發展”為“四個盆，一個缸”。事實證明，公文在表述事物，特別是提出一個政策主張時，一定要言之有理、言之有物、語言樸素、實實在在、避“虛”就“實”，讓人看得見，摸得著。

　　(五)少用“特大調”。

　　什么是“特大調”?即公文中一些過分修飾的詞語，它有損于公文的莊重與平實的風格。具體地說有這樣幾種情形：一是由“特”字而引起的“特大調”，如公文中常見的“特大盜竊案”、“特大貪污案”、“特大受賄案”、“特大殺人案”、“特大文藝晚會”、“特大交通肇事”等。什么是“特大”?至少在《辭海》中查不到。由于它缺乏明確的界限，內容往往相差很大，像個“猴皮筋”，在哪都能套得上，所以用在公文中，顯得不夠實際。二是由“最”字引起的“特大調”，如“最著名的……”、“這本書在全國最有影響”、“這是一種最有特效的解決辦法”等。“最”字表示某種屬性超過同類的人或事物，把這樣的一個字用在一個人或一個事物、一種辦法、一項措施上顯然有些過分。正確的作法應當是實事求是，不采用高聳入云、聳人聽聞的手法，該是什么情況就是什么情況，不是非用不可的修飾詞盡量不用。

　　(六)不要“學生腔”。

　　由于過多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了樸實、莊重，一般稱這樣的病態為“學生腔”。如一個中文系的大學生，分配到企業擔任秘書不久，在寫廠全年總結的開頭時，這樣寫道：“‘嘀嗒’、‘嘀嗒’!時間如白駒過隙，一年的時間在轉瞬間消失了。這一年中，在黨的改革、開放方針的指引下……我廠面向遼闊奔騰的大渤海，背靠日夜火車如梭的京山鐵路大動脈，緊把著首都、天津的大門口……”這是典型的“學生腔”，充滿文學味道，用語又欠樸實。按擬稿者的本意，也許是想使公文語言華麗多姿、詞匯豐富一些，或者偏愛“文學韻味”，而這恰恰違背了公文寫作注重實用的原則。話要實實在在，任何一點浮華之詞都是應當力求避免的。

　　153、草擬公文怎樣規范運用名稱?

　　【解答】 公文寫作要經常與名稱打交道，如果運用得當，就將大大增強公文表意的準確性;運用得不好，不僅直接影響一篇公文的質量，還會給實際工作帶來不必要的麻煩和一定的損失。根據1951年2月1日《中共中央關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》、《條例》第十六條和新《辦法》第二十五條第(五)項中關于“人名、地名、數字、引文準確”的規定精神，在公文寫作中運用名稱，如地名、人名、單位名、事物名等，必須嚴肅認真，一絲不茍。

　　在名稱的具體使用上，一般應注意下列幾點：

　　(一)同一名稱在同一篇文稿中不止一次出現時，力求名詞劃一，防止前后不統一的現象發生。

　　如有一份《中共××市委政法委關于政法部門加強聯合，共同搞好社會治安秩序整頓工作的通知》，文中對“政法部門”就使用了多種稱謂：“政法單位”、“政法機關”、“政法各部門”、“公檢法司”、“公安、檢查、審判、司法單位”、“政法治安管理部門”、“政法、公安機關”等;某工廠制定一份《職工勞動考勤管理制度》，對“職工”這個集體名詞，這里稱“全廠工作人員”，那里叫“干部”、“工人”，又稱“職工群眾”，還叫“生產工人”。上述這些前后不統一，以至概念矛盾的現象，都是應盡力避免的，因為它不利于公文閱者準確地理解名稱，并極易給工作帶來混亂。

　　(二)運用同類名稱時，注意排列次序。

　　同級黨政領導職務一起連用時，一般情況下應以黨委的負責人在前，行政負責人依次在后排列，如：“縣委書記、縣長、縣委副書記、副縣長”、“局黨委書記、局長、副書記、副局長、黨辦主任、局辦主任”等。同級機關一起連用，按照各自的法律地位和使用的習慣，應是“市委、市人大、市政府、市政協”。上述排列次序不應前后顛倒。

　　(三)凡外國國名、重要的或常見的地名、人名、黨派、政府機構、報刊等譯名，均應以新華社的譯名為準，不要使用海外或國內其他不規范的譯名。對有些明令規定不用的名詞，應注意避免。

　　如：“蘇聯十月革命”應改為“十月革命”或“俄國十月革命”，因為十月革命時蘇聯還未成立;“滿清”應改為“前清”或“清朝”;“蒙族”應改為“蒙古族”(“蒙文”的叫法還是可以的);“禮拜”是宗教用語，一般指時間不用“禮拜”，應用“星期”;“洋火”、“洋灰”、“洋油”、“洋釘”、“洋鍬”等帶“洋”的叫法，含有殖民地性質，不宜沿用，應改為“火柴”、“水泥”、“鐵釘”、“鐵鍬”等;“老革命根據地”應改為“革命老根據地”;“赤腳醫生”應改為“醫生”或“衛生員”;“社隊企業”應改為“鄉鎮企業”。

　　(四)各類單位、地區名稱，在文稿中第一次出現時，盡力寫明所在的地區或所屬省、市、地、縣。

　　如“區、街、鄉、鎮、村”等，應注明所屬市、縣;“廠、場、礦、店、院、校”等，應寫明所在地區;有些大學、醫院、廠礦是以所在地命名的，其所在地區可省略，如“上海大學”、“天津總醫院”等。有的大學雖非以所在地名命名，但名聲很大，如“清華大學”、“南開大學”、“復旦大學”等，也可以省略所在地區名稱。面向全國的公文，第一次出現的地區(市、縣、局)等，應在前面冠以所屬省、市、自治區名稱。

　　(五)使用簡稱，要按一般習慣用法去寫，不要隨意生造。

　　比如有的公文把“黨的十一屆三中全會”、“××石油管理局第一采油公司”、“五講四美四熱愛辦公室”、“整頓社會治安辦公室”、“計劃生育委員會”等分別簡寫成“三中全會”、“石采一公司”、“五四三”、“整辦”、“計委”等，這是很不妥當的。因為“三中全會”，不知是黨的哪屆中央委員會的三中全會;“石采一公司”，使人不知“石采”的具體所指，更無法準確判斷是哪個“一公司”;“五四三”更屬茍簡，使人難以猜出它的指代內容;“整辦”到底指“整黨辦公室”還是“整頓市容辦公室”不清楚，極易引起誤會。至于“計委”，按照習慣人們通常理解為“計劃委員會”，為了區別于“計劃委員會”，在“計”與“委”之間加注“生”字，即“計生委”，以此作為“計劃生育委員會”的簡稱方為合適。

　　(六)各種事物名稱連用時，要注意相互之間的概念屬類，不要把相互包含的不同概念排列在一起。

　　如“職工、工人”，“水運、海運、空運、陸運、鐵路運輸”，“市民、工人、學生”等。“職工”中包含有“工人”;“水運”中有“海運”，“陸運”中包括鐵路運輸;“市民”包括全市第一位公民，當然其中也有工人、學生。所以，前者留有“職工”即可，第二個應刪掉“海運”、“鐵路運輸”，最后一個只留“市民”，“工人”與“學生”均可不要。

　　(七)有些簡稱在某個地區或系統內很流行，但不是一般群眾所熟悉的，盡量不用。

　　比如“微機”一詞，在計算機的教學、研究、使用部門一提“微機”，人們自然會想到是微型電子計算機，假如在電機生產、經銷部門，有可能把“微機”當作“微型電機”。在公安部門流行的“白錢”(指綹竊)，“黑錢”(指擰門撬鎖入戶行竊)等專用名詞，離開公安部門人們就難以把握它的真正含義，應盡量不用或少用。

　　154、草擬公文怎樣運用引語?

　　【解答】 引語又稱引用，是現代漢語修辭學中的一種“辭格”，其基本含義是指為了充分有力地說明問題而運用現成的話(包括文字材料)。在公文寫作中，這種“辭格”被廣泛運用，它可使行文的目的更加明確，觀點更為突出，理據更顯充實，從而增強其說服力和誰性。

　　公文寫作中運用引語主要有如下幾種情形：一是引用革命導師經典著作中的有關論述，以此作論據，來證明公文中所提出的思想觀點和方針、政策的正確性。二是引用有關文件，其功用地于能使文中所提出的問題、觀點或所作的結論有理有據，增強行文的力度。三是引用領導人的講話、指示或批示。四是引用有關的法律法規條文。五是引用群眾語言。群眾語言豐富多彩，蘊意深刻，在公文寫作中恰當引用，可使行文生動活潑，富有表現力和說服力。六是引用成語。成語含義深刻，語意凝煉，如能恰當引用，能夠極大地增強行文的表達效果。七是引用典故。八是引用格言。格言是具有教育意義的警句，一般是出自名人之手并在群眾中廣泛流傳的語句，它內容精辟，蘊意深刻，能給人以警策和啟示，并能增強行文的說服力。九是引用民諺。民諺是在人民群眾口頭流傳的通俗、簡練而又含義深刻的固定性語句，包括農業諺語、諷誡諺語和生活知識諺語等，一般都能揭示客觀真理，富于教育意義。由于民諺具有句式勻整、音調和諧、具體通俗、形象生動的特點，故在公文中恰當加以引用，能夠增強其表達效果。十是引用寓言。十一是引用歇后語。歇后語是由謎面、謎底兩部分組成的帶有隱語性質的口頭語，有些公文，根據內容表達需要和特定的語言環境，恰當地引用歇后語，可使行文生動活潑，饒有趣味，并給閱者以深刻印象，收到較好的表達效果。

　　公文寫作中運用引語，應當注意把握如下各點：

　　第一，要引全。即要保持所引內容的完整性，使之能夠表示一個完整的意思，切忌斷章取義，隨意支解原文。引用公文，要寫明標題和發文字號兩項要素，二者不可缺一。引用法律法規所涉及的條款都要引全，不要漏引。

　　第二，要引準。即指必須保持所引內容的準確無誤，毫厘不差。直接引用一般將所需內容如實抄錄，并用引號加以標明即可;間接引用因其系對原文或原話的概括和濃縮，故應特別注意其準確性。為此，引用者必須“吃透”原材料，弄清其確切含義，在此基礎上再選擇恰切語句對其加以概括，唯有如此，方能使之臻于準確。

　　第三，要得體。即指引語一定要結合上下文內容進行，使之銜接順暢，天衣無縫。無論從思路還是行文語氣方面，均應如此，切忌牽強附后，將原本與行文關系不大甚至毫不相干的內容硬行扯在一起，那樣會嚴重損害公文的質量。此外，還要注意引語的“度”，切忌貪大求全(諸如對上級公文中的整段或幾段照搬套用)，導致引語過長過多，給以人繁冗雜亂、枯燥乏味之感。

　　150、草擬公文如何做到“直述不曲”?

　　【解答】 新《辦法》第二十五條，要求草擬公文要“直述不曲”。所謂“直述不曲”即直截了當地表達公文的內容。公文應當提倡直筆寫作，“貴用直筆”是公文寫作的一條基本要求。直筆是相對曲筆而言，文學寫作中常說：“文似看山不喜平”，使用的是曲折的手法，也就是曲筆;而今日寫作公文，除極少數文種(如有的外交文書)外，應以直筆為貴。因為公文是講求實用的，只有直筆才能讓人更好地了解文中所表述的內容，不致產生歧義，易于人們去辦理;公文的語體特點是莊重、簡明、平實，這一語體特點也要求寫作公文時要用直筆。要直筆寫作，應把握三點：第一，在敘述時要平鋪直述，一般不搞倒敘或插敘，使人看了文章后，就立刻意識到事情的始末，知道做什么，不做什么。第二，在語言上要明白曉暢、淺顯外露，既不含蓄，又不意在弦外。第三，在主題上要觀點顯露，直陳目的，主張鮮明，區別清楚。

　　151、草擬以文時如何規范使用數字?

　　【解答】 公文寫作離不開數字。數字與一些量詞結合，用以表示人和事物的數量。目前在我國通用的數字，包括大寫的漢字、小寫的漢字和阿拉伯數碼。數字在公文寫作中的運用，不但是一個嚴肅細致的工作作風問題，也是一個運用方法問題。數字運用得當，有利于提高公文寫作的質量;運用的不好，由于公文是辦理公務的一個文字工具，其后果是不堪設想的。

　　新《辦法》第二十五條規定：“公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。”

　　根據上述規定，草擬公文時對數字的運用，一般應掌握以下幾點：

　　(一)阿拉伯數字的用法

　　公文中使用的數字，凡是可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，均應使用阿拉伯數字。在表示數量、長度、高度、面積、體積、重量時，要使用阿拉伯數字，即把1994年前公議事 常見的小寫漢字的數字改用阿拉伯數字。

　　(二)漢字數字的用法

　　在公文寫作中，有些地方又不能不使用漢字數字。

　　(1)成文時間。行政機關公文要使用小寫漢字表示成文時間，如“二OO三年九月一日”;黨的機關公文可使用阿拉伯數碼表示成文時間，如“2003年9月1日”。

　　(2)部分結構層次序數。新《辦法》第二十五條規定，公文中的結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　(3)數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句時，應使用漢字。如一國兩制，一個中心、兩個基本點，三大法寶，四平八穩，五湖四海，六神無主，七上八下，八面玲瓏，九死一生，十年樹木、百年樹人，千山萬水等縮略語、成語;一刀切、兩面派、三不管、四不像、五線譜、春打六九頭、七月七(“天河配”)、八發發、小九九、十、百、千、萬、億等詞、詞組、慣用語。

　　(4)鄰近兩個數字(一二三四五六七八九十)并列連用用以表示概數。如一二月、三四天、五六種、七八個、十之八九等)。

　　152、草擬公文怎樣正確運用事例?

　　【解答】 在公文寫作中，有些文種如情況報告、工作總結、調查報告等等，往往與事例有著不解之‘緣”，如能正確運用，可使行文的觀點或結論更加明確突出，更有說服力和論證性。同時，恰當地運用事例，還可有效地避免抽象、枯燥的弊端，使行文有血有肉，充滿生氣與活力。因此，要提高公文寫作質量，特別是尋求情況報告、工作總結和調查報告等文種的高品位，必須注意對事例的運用。具體來講，公文寫作中運用事例應主要把握如下五性：

　　(一)真實性。真實是公文寫作運用事例的基礎和前提，事例不真實，就會失去其存在的意義和價值，造成不良影響和難以預料的損失。真實包括兩層含義：其一，它必須是現實生活中客觀存在的，而不是公文寫作人員為著某種目的隨意杜撰的;其二，它必須能夠反映客觀事物的一定本質，而不是個別的、偶然的表象。要做到真實，就要求公文寫作人員必須深入實際，認真進行調查研究，切實獲取和掌握第一手材料，而決不能憑借傳聞或者道聽途說進行寫作，更不允許隨意編造。同時，還要有正確的思想意識和思想方法，不能隨意揚“善”或隱“惡”。

　　(二)準確性。所謂準確，就是要確鑿無疑，可靠無誤。它與上述“真實”相輔相成，一本所系。它是公文寫作運用事例的生命，特別是對于工作報告、工作總結和調查報告這類文種，在匯報工作、反映情況、總結成績晨，更要求事例運用的準確，包括對人物言論的記述，對有關問題或事件發生時間、地點、過程、起因和結果的敘寫，對有關數字、名稱等的表達等等，均應如此。如是間接材料，必須反復核實，方可運用。要做到準確，還要求公文寫作人員具有較強的語言表達能力，能夠用簡明扼要的文字將所獲取的事例恰如其分地“描述”出來。

　　(三)典型性。這是公文寫作運用事例的關鍵。事例不典型，就缺乏說服力。所謂典型，究其含義，它是具有某種代表性，能夠集中反映一般事物的本質和規律的東西，它是同類事物的代表。典型既有正面的、先進的，也有反面的、落后的，還有代表事物的發展趨勢或方向以及反映事物一般的、平均的發展水平的典型。由于作者在實踐中所獲取的事例往往不只一個，但又不能將它們都寫入公文，在這種情況下，就應采取比較分析的方法，對這些事例進行認真權衡，反復比較，選用最有代表性，最級說明問題的事例即所謂典型事例入文。

　　(四)針對性。即反映對事例的運用，必須針對行文的觀點或結論來進行，這是公文寫作運用事例的目的和宗旨。缺乏針對性，就不足以說明問題。當然，觀點或結論來源于事例，是從大量的事例中提煉升華而來，又反過來統轄事例。沒有事例的扶助和烘托，觀點或結論只能是空洞抽象的說教，也難以令人接受。但是，如果所運用的事例與觀點或結論的結合不夠緊密甚至相悖，即缺乏針對性，就會失去自身應有的效應，有損于通篇公文的質量。為此，就要求對事例的運用，必須能夠充分、有力地說明觀點或結論，使二者相互印證，互為補充，達到有機地統一。

　　(五)生動性。生動性是公文寫作運用事例的基本要求。事例不生動，就沒有吸引力和可讀性。由于事例是客觀存在的事實，而事實本身往往就是五光十色、生動感人的，因此，寫作時無需過多地刻意渲染、鋪陳和藻飾，只要將事實客觀、準確地描述出來，就會給人以生動之感。但是，常有這樣的情況：原本是很生動的事例，由于作者的不適當描繪，卻顯得干癟枯燥，籠統空泛，難以引起閱者的興趣。這樣的事例，也就難以產生應有的效用。為此，就要求以文寫作人員在具備較高語言表達能力的基礎上，深入實際，準確、具體地了解和把握事實的來龍去脈，對其中的重要細節包括人物的一言一行，都不要輕易放過。

　　綜上所述，真實性、準確性、典型性、針對性和生動性是公文寫作運用事例必須遵循的基本原則。這五“性”之間彼此滲透，互為依存，相互補充，共同構成一個不可分割的整體。忽視其中任何一“性”，所運用的事例就會變得黯淡無光。